حلول و فوائد ... حول إستخدام قواعد البيانات Access2000

حلول و فوائد ... حول إستخدام قواعد البيانات Access2000

تقديم

هذه الدروس بـُنِـيـَتْ على اساس الاسئلة الشائعة التي من الممكن ان تدورفي ذهن المتعامل بقواعد البيانات Access2000 , وهي بهذا الشكل تفتح مجالا أوسع من الخيارات لتمكين القاريء - المبتديء والمتقدم - على حدٍ سواء من الإستفادة , وذلك بعدم تقييده بطريقة معينة أو تسلسل معين , وقد راعينا فيها السهولة والوضوح لكي تكون مرجعا مبسطا عند التعامل مع قواعد البيانات


====================

نصائح لتصميم قواعد بيانات أفضل :
* إذا كنت جديدا في تصميم قواعد البيانات فلا تستعجل النتائج وخذ وقتك من التعلم في تصميم قواعد البيانات .
* تجنب الإطالة التي لافائدة منها بشكل خاص عند انشاء قواعد بيانات علائقية .
* يميل حديثوا العهد بقواعد البيانات الى حفظ جميع البيانات في جداول مفردة لمهمة محددة . ومثل هذه الجداول صعبة الاستخدام وتهدر مساحة القرص .
* عند تصميم الجداول تجنب المعلومات المكررة مثلا أنشئت جدول باسم ( الطلبة ) للمدرسة عموما وضعت فيه كل معلومات الطلبة . وجدول باسم ( الفصول ) لكي تحدد كل فصل . لاتكرر أسماء الطلبة في الجدول ( الفصول ) وبدلا من ذلك يمكنك إنشاء علاقة بين الجدولين بحيث يحصل الجدول ( الفصول ) على معلومات الطالب من الجدول العمومي ( الطلبة )
* بعد ان تنتهي من إعداد الجدوال . أشرح لمن سيستخدمون قواعد بياناتك طريقة إستخدام قاعدة البيانات , لانك لاتريد تعديل الجدول بعد ادخال البيانات فيه .

===================

أساسيات قواعد البيانات Access .
* قمت بتصميم قواعد بيانات ببرنامج Access 2000 وأرغب في تشغيلها على إصدار أسبق من Access مثلاً Access97 هل هذا ممكن ؟ .
** لا.. هذا غير ممكن لأن Access 2000 يستخدم تنسيق ملف أحدث من الإصدار الأسبق من Access .
*** الحل : إفتح قاعدة البيانات المصممة في Access2000 ثم أختر ( أدوات - أدوات مساعدة لقواعد البيانات - تحويل قاعدة بيانات - الى إصدار سابق ) .

* صمّمت قاعدة بيانات ببرنامج Access أقدم من Access 2000 , وأرغب في فتح أو تحويل هذه القاعدة الى Access2000 . فما الحل ؟
** الحل1 : افتح قاعدة البيانات مباشرة وتعامل مع البيانات الموجودة فيها . ولكن لن تستطيع تغيير التصميم على مكونات قاعدة البيانات هذه .
** الحل2 : حوّل قاعدة البيانات الى التنسيق المستخدم في Access2000 وقم بأي تعديلات . ولكن بعد التحويل لن تستطيع فتح قاعدة البيانات في إصدار سابق من Access .
^^^^ فائدة ^^^^ قبل القيام بتحويل قاعدة البيانات , احفظ نسخة أخرى إحتياطية منها . فلربما لا تعجبك نتيجة التحويل .


صورة 1 مربع حوار تحويل / فتح قاعدة بيانات



* أرغب في إخفاء جدول بحيث لايمكن للمستخدمين الآخرين رؤيته أو إستخدامه . فهل هناك حل ؟
** الحل : هناك حيلة بسيطة لهذا الغرض وهي : إعادة تسمية الجدول , وتسميته باسم يبدأ بالأحرف Usys مثلا لدينا جدول باسم ( MyTable ) نعيد تسميته بالشكل التالي ( UsysMyTable ) أو لدينا جدول باسم ( الطلبة ) نعيد تسميته ( Usys الطلبة ) وبهذا الشكل لن يراه المستخدمون الآخرون .

* قمت بإخفاء جدول في قاعدة البيانات وأرغب في إظهاره ماهي الطريقة ؟
** الحل : أختر ( أدوات - خيارات ) في مربع صندوق الحوار " خيارات " أختر التبويب " عرض " ثم قم بتفعيل خانة الإختيار " كائنات النظام " ثم Ok وبهذا تكون قادرا على رؤية الجدول الذي تم إخفاءه سابقاً . .... ولا تنسى إلغاء تفعيل خانة الإختيار " كائنات النظام " بعد الإنتهاء من عملك في الجدول المخفي . لكي لا تربك المستخدمين الآخرين لقاعدة البيانات .
^^^^ فائدة ^^^^ في صندوق الحوار " خيارات " تبويب يسمى " عرض " لرؤية كائنات النظام في قاعدة البيانات . إحـــذ ر أن تقوم بتعديل كائنات النظام الأساسية , فهذه الجداول يستخدمها Access من أجل إنجاز عملياته الداخلية . وأي خطأ في تعديل أو حذف هذه الكائنات سيكون سببا في حدوث أخطاء في عمل البرنامج .

* أرغب في أن أجعل Access يقوم بتكبير نافذة قاعدة البيانات ليغطي كامل الشاشة عند بدء تشغيل هذه القاعدة .
الحل : إنشيء ماكرو Macro باسم Autoexec ليقوم بتكبير النافذة الفعالة عند بدء تشغيل Access .
^^^^ فائدة ^^^^ طريقة إنشاء ماكرو :
1 / أضغط " وحدات ماكرو " في نافذة قاعدة البيانات .
2/ أضغط " جديد " لفتح نافذة ماكرو جديد .
3/ في العمود " إجراء " وفي الصف الأول أضغط سهم القائمة المنسدلة واختر " Maximize " .
4/ اختر ( ملف - حفظ ) لحفظ الماكرو .
^^^^ فائدة ^^^^ لمنع تشغيل هذا الماكرو أو أي ماكرو Autoexec . أضغط من لوحة المفاتيح Shift أثناء فتح قاعدة البيانات .

* أرغب في وضع صورة من جهازي لكي تظهر عند بداية تشغيل قاعدة البيانات بدلا من الصورة الإفتراضية التي يبدأ بها Access .
** قم باختيار صورة يكون إمتدادها BMB وقم بتسميتها بنفس اسم قاعدة بياناتك مثلا لديك قاعدة بيانات باسم " منتديات بالحكم " أجعل الصورة بنفس الاسم أي ( منتديات بالحكم ) واحفظ الصورة مع قاعدة البيانات في نفس المجلد . وبذلك ستشاهد الصورة ظهرت عند بدء تشغيل قاعدة البيانات .
^^^^ فائدة ^^^^ إذا الجهاز لديك سريع او كانت قاعدة البيانات صغيرة ربما لن تتمكن من رؤية الصورة ولكن ثق انها تعمل .

* أجد في القائمة الرئيسية " أدوات - أدوات مساعدة لقواعد البيانات " خيار باسم " إنشاء ملف MDE " مالذي يعنيه هذا الخيار ؟
** يمكنك حفظ قاعدة بيانات كملف MDE لكي لاتسمح بإجراء أي تعديل على النماذج أو التقارير أو شيفرة VBA . بينما يتم السماح بالتعديل على الجداول والاستعلامات ووحدات الماكرو في قاعدة البيانات المحفوظة كملف MDE . ولإنشاء ملف MDE اتبع الخطوات التالية:
# افتح برامج Access بدون فتح أي قاعدة بيانات .
# من القائمة الرئيسية " أدوات - أدوات مساعدة لقاعدة البيانات " أختر " إنشاء ملف mde .
# سيتم فتح مربع حوار " قاعدة بيانات لحفظها كــ MDE "
# اختر قاعدة البيانات التي ترغب تحويلها .
# اضغط زر " إنشاء MDE "
^^^^ فائدة ^^^^ أحتفظ بنسخة من قاعدة البيانات الأصلية قبل التحويل الى ملف MDE لأنك ربما تحتاج الى التعديل على النماذج أو التقارير أو الشيفرة المحفوظة في قاعدة البيانات .

* لدي قاعدة بيانات قمت بنسخها على قرص CD وتم نقلها الى جهاز آخر, وعندما أفتح قاعدة البيانات تواجهني رسالة تقول " قاعدة البيانات للقراءة فقط , لن تتمكن من حفظ التغييرات " فكيف التخلص من هذه الرسالة .
** أختر قاعدة البيانات حيث وضعتها ثم أضغط " بالزر الأيمن " عليها ثم في مربع الحوار " خصائص " تجد " سمات - للقراءة فقط " أزل علامة ( الإختيار ) من أمام هذه السمة . ثم شغّل قاعدة البيانات .

* أشاهد ملفين بنفس الإسم لقاعدة البيانات فأيهما قاعدة بياناتي ؟
** قاعدة بياناتك هي التي تحمل الامتداد ( mdb. ) أما الملف الآخر الذي يحمل الإمتداد ( ldb. ) فهو ملف يستخدمه Access لحفظ معلومات حول إقفال السجلات في الجداول للعاملين على شبكة واحدة لمنع أخطاء النفاذ أو تضرر قاعدة البيانات نتيجة تعدد المستخدمين .
^^^^ فائدة ^^^^ ملف LBD يتم إنشاءه تلقائيا عند فتح قاعدة البيانات .... فإذا كنت تستخدم قاعدة البيانات على جهاز مستقل وليس هناك أحد سيفتح قاعدة البيانات معك بنفس الوقت . فتستطيع حذف هذا الملف لكي تحرر بعض مساحة القرص الصلب لديك .


===============================
إعداد وشرح / رحـــــال ( عضو فريق عمل منتديات بالحكم )

للنقل من هذه الدروس الى منتديات أخرى يرجى مراسلة إدارة المنتدى
أو مراسلة كاتب الدرس على العنوان التالي : - تم حجب البريد آلياً -

********** الدرس التالي عن ( الجداول ) **********

عن النماذج في Access


* ماهي النماذج ؟
** النماذج هي اسهل وسيلة يمكن من خلالها عرض او تحرير او ادخال البيانات الى الجداول والاستعلامات , وتتضمن النماذج عناصر تحكم تساعد في التعامل مع البيانات وإعطاء واجهة جميلة لقاعدة بياناتك بدلا من ظهور الجداول التي تجبر المستخدم على طريقة واحدة للعمل .

* وماهي طريقة انشاء النموذج ؟
** أسرع طريقة لانشاء النموذج هي اختيار " نماذج " من مكونات قاعدة البيانات . ثم " جديد " سيفتح مربع حوار " نموذج جديد " حدد الجدول او الاستعلام بواسطة السهم أسفل مربع الحوار ثم " نموذج تلقائي عمودي " . وهنا سيتم انشاء نموذج بشكل عمودي يحتوي على كافة محتويات الجدول او الاستعلام .

* أرغب في انشاء نموذج باستخدام المعالج ؟
** لانشاء نموذج باستخدام المعالج اتبع التالي :-
# اختر من مكونات قاعدة البيانات " نماذج " ثم في الجهة اليسرى اختر : انشاء نموذج باستخدام المعالج "
# سيظهر مربع حوار يطرح عليك مجموعة من الاسئلة والتعليمات التي تساعد في انشاء النموذج .
# اتبع التعليمات ثم اضغط ( التالي ) اسفل مربع الحوار لتنتقل من خطوة الى اخرى .
# في الخطوة الاخيرة من مربع الحوار سيطلب منك المعالج ( تسمية النموذج ) قم بتسميته ثم أضغط زر ( انهاء ) . وسيقوم البرنامج بتشغيل النموذج وعرضه عليك بعد الانتهاء من اعداده .

* ماهي الطريقة لإنشاء نموذج ( يدوي ) أقوم انا بتصميمه .
** الطريقة تتم باتباع التالي :-
# أفتح قاعدة البيانات - أختر " جديد " أعلى نافذة مكونات قاعدة البيانات - سيتم فتح مربع حوار " نموذج جديد " أسفل مربع الحوار ستجد سهم سفلي " اضغط السهم " واختر الجدول الذي ترغبه . ثم أضغط " موافق "
# سيظهر " نموذج فارغ " وكذلك " قائمة الحقول " التابعة للجدول المختار .
# اسحب الحقل من قائمة حقول الجدول ثم اطلقها في واجهة النموذج مثلا اسحب ( الاسم ) الى واجهة النموذج وهكذا الى ان تنتهي .
# لترتيب الحقول في واجهة النموذج اضغط الحقل ستظهر حوله مربعات صغيرة وتعني تحديده ضع سهم الفارة وسط هذا الحقل سيتحول شكل السهم الى " يد " بلون اسود اسحبه الى المنطقة التي تريد . وهنا سيتم ( تحريك الحقل والتسمية ) .
# لتحريك الحقل بمفرده أو التسمية بمفردها " ضع سهم الفارة " في الركن الأيمن الأعلى ستلاحظ تغير سهم الفاره الى شكل يد تشير بالسبابه هنا يمكنك الضغط والسحب لتحريك كل عنصر بمفرده .
^^^^ فائدة ^^^^ اذا لم تظهر قائمة الحقول التابعة للجدول مع واجهة النموذج فاختر من القائمة الرئيسية " عرض - قائمة الحقول " وبعدها ستظهر القائمة .

* ماهي عناصر التحكم التي استطيع اظهارها في النموذج الذي اقوم بتصميمه ؟
** لعل اهم عناصر التحكم تجدها في مربع الادوات . ولاظهار مربع الادوات ان لم تكن الادوات ظاهره اختر من القائمة الرئيسية " عرض - مربع الأدوات "
# ومربع الادوات عبارة عن اختصارات نلخصها في التالي :-
1 / " تحديد كائنات " سهم ابيض يستخدم لتحديد العناصر في النموذج .
2 / " معالجات عناصر التحكم " عصا سحرية تستخدم في معالجات عناصر التحكم .
3 / " تسمية " حرف Aa تجدها بهذا الشكل تستخدم في وضع تسميات حرة في النموذج . كالعناوين الكبيرة للنموذج وغيرها .
4 / " مربع نص " حرفي |ab تستخدم لإضافة عنصر غير منضم .
5 / " مجموعة خيار " مربع صغير واعلاه xyz لإضافة مجموعة خيارات .
6 / " زر تبديل " صورة مصغرة لزر في حالة تفعيل واسفله صورة عكسية له . يستخدم لإضافة " زر تبديل " بين الخيارات في النموذج .
7 / " زر خيار " دائرة خيارات يتوسطها نقطة سوداء . لإضافة " زر خيار " لمنح المستخدم فرصة الإختيار من المعروض على واجهة النموذج من الخيارات المتعددة .
8 / " مربع تحرير وسرد " عبارة عن صورة للقائمة التي عادة ما يكون بجانبها سهم يشير للأسفل عند ضغطه تظهر مجموعة من الخيارات .
9 / " مربع قائمة " يستخدم لوضع مجموعة من الخيارات بأحد جانبيها سهم صعود وسهم نزول للإختيار من القائمة .
10 / " زر أمر " يستخدم في وضع أزرة كما في أغلب تطبيقات ويندوز للتنقل بين النماذج او لطباعة التقارير او للتنقل بين السجلات . ويستخدم زر الامر هذا في كثير من الوظائف في النموذج وغيره .
11/ " صورة " يستخدم لإدراج صورة في واجهة النموذج مثل شعار الشركة أو أي صورة أخرى .
12 / " إطار كائن غير منظم " يستخدم لإضافة كائنات غير منظمة الى النموذج .
13/ " اطار كائن منظم " عكس اطار الكائن الغير منظم .
14 / " فاصل صفحات " لجعل النموذج يتكون من عدة صفحات اذا كان غير مفرد .
15 / " عنصر تحكم علامة جدولة " هذا الخيار جميل في انه يعطيك واجهات مثل الصفحات المتعددة التي تاخذ كل صفحة عنوان معين مثلا واجهة لإدخال معلومات المعلمين بها مجموعة عناصر مثل , الاسم , العنوان , المدينة . وفي الصفحة الاخرى مجموعة عناصر مختلفة مثلا ادخال معلومات الطلبة مثل الصف , العمر , الدرجة . وجميعها تكون في نموذج واحد بدلا من التنقل بين النماذج المختلفة .
16 / " نموذج فرعي / تقرير فرعي " يعطيك هذا الخيار فرصة إضافة نموذج آخر الى نموذجك مثلا لديك نموذج خاص بادخال معلومات الموظفين الرئيسية مثل الاسم ... وغيره وترغب في عرض معلومات الموظف مثل القسم الذي يعمل به وعدد ايام حضوره للعمل وغيابه . تستطيع عمل ذلك بهذا الخيار .
17 / " خط رسم " هو خط عادي لكي تجعل كائنات النموذج مفهومة بشكل أفضل للمستخدم .
18 / " مستطيل " لهذا المستطيل تشكيلات جميلة تجعلك تضع كل مجموعة خيارات تنتمي الى بعض في مستطيل خاص بها لتسهل متابعة النموذج من قبل المستخدم .
19 / في نهاية مربع الأدوات تلاحظ سهم أسود صغير يشير للأسفل عند الضغط عليه تظهر قائمة فرعية ثم أخرى لتحديد عرض او عدم عرض بعض مكونات مربع الادوات المذكور ة أعلاه .
^^^^ فائدة ^^^^ عندما تستخدم عناصر " مربع الادوات " وترغب في وضعها على النموذج اختر الاداة ثم أضغط داخل النموذج واسحب الى ان تصل للمدى المرغوب ثم اترك زر الفارة ولاحظ ان المسطرة الأفقية والعمودية تساعدك في اظهار الحد بان يتغير شكلها الى اللون الاسود .
^^^^ فائدة ^^^^ عندما تضع احدى الادوات وترغب في ازالتها حدد هذه الاداة ثم اضغط من لوحة المفاتيح Delete لحذف هذه الاداة .


صورة 9 مربع الأدوات أثناء تصميم النموذج



* قمت بتصميم نموذج ولكن أرغب في اخفاء اشرطة التمرير الجانبية وكذلك محددات السجلات .
** بالإمكان اخفاء اشرطة التمرير ومحددات السجلات والخطوط المقسمة وكذلك اخفاء ازرة التنقل اذا وضعت ازرة للتنقل بواسطة " مربع الادوات " المذكورة طريقته سابقا وكثير من خصائص النموذج وذلك بالشكل التالي :-
# افتج نموذجك في " عرض التصميم "
# اختر من القائمة الرئيسية " تحرير - تحديد نموذج " أو اضغط Ctrl + R
# اختر من القائمة الرئيسية ايضا " عرض - خصائص " أو اضغط F4
# سيظهر مربع حوار يحمل التسمية " نموذج " اختر التبويب " تنسيق" او " الكل " واقرأ التسميات التي تراها ستجد " اشرطة التمرير " ضع مشيرة الكتابة هناك سيظهر سهم اضغطه ثم اختر " لا هذا ولا ذاك " وكذلك ستشاهد " محددات السجلات " اختر " لا " وكذلك " الخطوط المقسمة و ازرة التنقل "
# عندما تنتهي أضغط ( X ) في مربع الحوار ثم من القائمة الرئيسية اختر ( عرض - عرض النموذج ) وستلاحظ اختفاء هذه الاشياء من الواجهة .

صورة 10 إخفاء أشرطة التمرير والتنقل وغيرها من خصائص النموذج



* أرغب في وضع صورة مصغرة على واجهة النموذج تكون شعارا لشركتي .
** يمكنك وضع صورة مثل الشعارات وغيرها اي التي ليست مرتبطة مع كائن في الجدول . وذلك في ثلاثة أماكن في النموذج في " رأس النموذج " او " التفصيل " أو " تذييل النموذج " وذلك كالتالي :-
# أختر أداة " صورة " من مربع الأدوات ثم في المنطقة التي تريد ان تظهرفيها الصورة اضغط زر الفارة الايسر ثم اسحب هذه الاداة وعند ترك الزر سيفتح معك تلقائيا " مجلد الصور " في " المستندات " اذا كانت صورتك هناك اخترها او حدد المجلد الموجود فيه صورتك ثم اضغط " دبل كليك " لإدراجها وقم بتحريرها في واجهة النموذج وذلك بالطريقة التالية : اضغط ( ضغطتين ) على الصورة التي ادرجتها سيفتح مربع حوار يحمل التسمية " صورة " اختر التبويب " تنسيق " ثم اختر من التسميات في تنسيق التسمية " وضع الحجم " وهناك ستجد ثلاثة اعدادات " قطع " وهو لإدراج الصورة بحجمها ولكن عند محاولة التصغير او التكبير سيقوم بقطع جزء منها اي انها لن تظهر كاملة ثم " تمدد " سيظهر الصورة بكامل حجمها ولكن سيتغير شكلها ليلائم حجم الآداة . ثم " تكبير وتصغير " لتقوم بتصغير الصورة وتكبيرها.


صورة 11 إدراج صورة كشعار للنموذج



* أرغب في وضع صورة كخلفية كاملة للنموذج . هل هذا ممكن ؟** نعم هذا ممكن وذلك كالتالي :-
# أفتح النموذج في " عرض التصميم " ثم اختر من القائمة الرئيسية " تحرير - تحديد نموذج " ثم من القائمة الرئيسية ايضا " عرض - خصائص " ثم انقر التبويب " تنسيق " ثم انتقل الى الخاصية " صورة " عندها ستظهر ثلاث نقاط ( ... ) اضغط هذه النقاط وقم بادراج الصورة . ثم بعد عرض النموذج ستقوم الصورة بتغطية كامل النموذج كخلفية له .
^^^^ فائدة ^^^^ شاهد الخاصية " نوع الرسم " في التبويب " تنسيق " ستجد اعدادين احدهما " مضمن " وهذا الاعداد يقوم بحفظ الصورة ضمن ملف قاعدة البيانات وهذا سيزيد حجم قاعدة البيانات بشكل كبير . الاعداد الثاني هو " مرتبط " ويعني ان ملف الصورة مرتبط فقط مع ملف قاعدة البيانات وهو اقل حجما . ولكن يجب ان تتأكد انه عند نقل هذا الملف من موقعه لن يستطيع Access تشغيله لذلك احرص على ان تبقى قاعدة البيانات والصور المرتبطة معا في مجلد واحد قبل وضع الصورة كخلفية . او انك ستضطر الى تغيير خصائص النموذج في كل مرة تقوم فيها بنقل الصور من موقعها .

صورة 12 إدراج صورة كخلفية للنموذج



* لدي نموذج وارغب في تغيير لون الخلفية لهذا النموذج .
** لتغييير لون الخلفية اضغط بزر الفارة ( الأيمن ) أي موقع فارغ في النموج ستظهر قائمة اختر منها " لون التعبئة / الخلفية " قرر ماترغبه من لون ثم اضغط عليه . لاحظ انه اذا كنت تستخدم صورة كخلفية تغطي كامل النموذج لن يظهر اللون الذي ححدته هنا .

* لدي نموذج وارغب في إضافة عنوان مستقل لهذا النموذج .
** هنا يتوجب عليك فتح النموذج في عرض التصميم ثم استخدام الاداة " تسمية " من " مربع الادوات " ووضع التسمية في المنطقة التي ترغبها وحينها سيكون هذا العنوان او التسمية غير مرتبطة بالجدول أي انها ستكون مستقلة تستطيع التغيير فيها متى شئت ذلك .


=======================
إعداد وشرح / رحـــــال ( عضو فريق عمل منتديات بالحكم )

للنقل من هذه الدروس الى منتديات أخرى يرجى مراسلة إدارة المنتدى
أو مراسلة كاتب الدرس على العنوان التالي - تم حجب البريد آلياً -

**** التالي ( طرق متقدمة لاستخدام النماذج ) ****